Werkdruk verlagen

 

‘Is het nou een kwestie van zelfmanagement of vragen we echt teveel?’

 

Als je als HR-adviseur of directie signalen krijgt over werkdruk, wil je die niet negeren. Toch is het knap lastig te bepalen wat je eraan kunt doen. Het is om te beginnen al moeilijk te achterhalen wat er nu werkelijk aan de hand is. Is het echt te druk en zo ja hoe komt dat dan? Zijn er te weinig handjes? Te weinig inhoudelijke expertise? Of is het meer een kwestie van de manier waarop mensen de druk beleven? En hoe los je dat dan op?

Signalen over werkdruk staan in de top 5 van redenen waarom organisaties mij benaderen. En dat begrijp ik. Mensen die druk ervaren hebben minder kracht, een korter lontje en zijn minder vindingrijk. De neiging ontstaat alsmaar door te buffelen. De onderlinge verbinding verzwakt; iedereen is bezig zijn eigen hoofd boven water te houden.

Om dit tij te keren, moeten we eerst kijken wat er aan de hand is. Een werkdruk-vraag is, net als een timemanagement-vraag, een soort black box: van buitenaf zie je niet gelijk wat binnenin zit. Wat ben ik zoal tegengekomen in organisaties als oorzaak van werkdruk?

  • Angst die verlammend werkt – ‘Oeh, als we maar niet omvallen’ of ‘Als we maar geen fouten maken, nu het zo druk is’
  • Eigenwijsheid, van waarden normen maken – ‘Ik vind, als je je werk mee naar huis neemt, dan is er iets goed mis.’ Of ‘de klant mag dan nu al tevreden zijn, maar ik dus nog niet.’
  • Te weinig hart voor zichzelf – ‘Aan mij mag het niet liggen’
  • Vergeten dat mensen van vlees en bloed zijn, en je invloed beperkt is – ‘Het is mijn verantwoordelijkheid dat dit kind zich binnen dit jaar twee niveaus verder ontwikkelt’ of ‘Als de klant niet overtuigd raakt, heb ik mijn werk niet goed gedaan’
  • Enthousiaste leidinggevenden die hun team niet met rust laten – ‘Ze kunnen véél meer dan ze denken!’
  • Simpelweg te hoge eisen die gesteld worden aan het personeel. Het zal niet verbazen dat ik dit ben tegengekomen in een zorginstelling. Daarnaast of daardoor waren de medewerkers vergeten hoe ze konden stoppen met alsmaar rennen.

Goed om te weten, maar wat kunnen we eraan doen? Aan de hand van de analyse over wat er ècht aan de hand is passen we een op maat gesneden interventie toe. Teruggrijpend op de oorzaken hierboven kan dat bijvoorbeeld een bekrachtiging zijn, een harde confrontatie, een uitnodigende bijeenkomst, een nuchtere spiegel of een eerlijk gesprek.

Sowieso heeft het zin om een dag bij elkaar te zitten en onder begeleiding met een frisse blik naar de werkdruk te kijken. Wat is werkdruk eigenlijk? Hoe ervaren mensen het hier? Als eerste effect haalt zo’n dag stoom van de ketel. Als mensen zich onder druk voelen staan wordt de blik vaak nauwer. Mensen krijgen gedurende zo’n dag weer oog voor zichzelf en elkaar.

Bij werkdruk is verder de neiging groot ‘de’ oorzaak van de druk te willen doorgronden en vooral om dat kwaad er met wortel en al uit te trekken. Heel vaak kan dàt nu juist niet; datgene wat het meest frustreert is altijd het minst (snel) oplosbaar. Een haperend ICT-systeem. Onduidelijkheid over de toekomst. Een gedwongen bezuiniging die ingrijpt op de kwaliteit. Een stroeve relatie met een klant of andere afdeling. Ook al doet het mensen goed om eenstemmig uit te spreken wat het probleem is, hoe het ontstaan is en wie er wat aan zou moeten doen; dat helpt hen niet richting de oplossing.

Het is moeilijker mensen te laten kijken naar wat wèl kan, en waar ze wel invloed op uit kunnen oefenen. Daarvoor moeten ze flink aan de bak met zichzelf. En dat voelt oneerlijk. Je hebt het probleem niet veroorzaakt, maar je moet het wel oplossen. Een scherpe blik van de begeleider op wat er in organisatie daadwerkelijk aan de hand is, is hierbij essentieel: natuurlijk gaan we onszelf niet in bochten wringen om het onmogelijke voor elkaar te krijgen. Maar we gaan wel kijken naar wat werk en leven in deze situatie op ieders bordje legt.

Anders gezegd: we kijken naar wat jij moet aangaan, om een kloppend antwoord te vinden op deze werkdruk. Of dat nu betekent dat je een gegronde grens stelt, je meer openstelt voor hulp of nog iets heel anders. Als mensen meer bagage nodig hebben om dit in te kunnen vullen, voegen we die specifiek toe.

Het resultaat is een team dat beseft waar zijn invloed wel ligt èn waar niet; waar het zichzelf op aan kan spreken en waarop niet. Waarop het de organisatie wil aanspreken en wanneer dat geen zin heeft. Dit heldere onderscheid schuift onrealistische eisen naar achteren en geeft nieuwe ruimte voor ideeën die wèl uitvoerbaar zijn en verlichting geven. Zoals het opnieuw formuleren van een eindresultaat, of een andere verdeling van werk, een gelijkwaardigere invulling van het werkoverleg, meer onderlinge steun. Dat geeft de burger nieuwe moed, waarmee hij zijn kruiwagen beter kan tillen. En dàt is nu precies waar werken aan werkdruk over gaat.

 

Benieuwd hoe jullie de werkdruk kunnen verlagen? Neem contact op, ik kijk graag mee!

 

Zoals je ziet ben ik niet zo van de standaard theorieën. Die kunnen in mijn ogen het brede verband nooit voldoende omvatten. Ben je toch benieuwd hoe een meer algemene oplossing eruit zou hebben gezien? Kijk dan hier: Werkdruk verlaag je niet met theorie. Dat gezegd hebbende hier de theorie.