Timemanagement

 

‘Het zou ons helpen wat tips te krijgen om het nèt iets efficiënter aan te pakken’

 

Drukdrukdruk. Realiteit of modegril? Nee, we hebben het echt druk. Simpelweg omdat we sinds de jaren tachtig meer uren zijn gaan werken, terwijl het huishouden toch moet worden gedaan. Het resultaat is dat de helft van de vrouwen en 43 procent van de mannen zich wekelijks druk en gejaagd voelt. Bovendien past het in onze huidige manier van leven dat werk- en privéleven minder gescheiden is, door de komst van smartphones en tablets.

Niet zo gek dus dat organisaties vaak aankloppen met een timemanagementvraag, in de hoop hun medewerkers te ondersteunen. Waar lopen zij zoal tegenaan?

Alle timemanagementvraagstukken zijn een variatie op het volgende. “Wij leven in de waan van de dag. Daardoor komen wij niet toe aan taken die niet direct in ons nek hijgen, maar die wel van waarde zijn voor de kwaliteit van ons werk. Zoals evalueren, nieuwe vakkennis bijhouden, meetings beter voorbereiden. Soms plannen we zulke taken in, maar dan komt het er toch niet van. Belangrijke adhoc-zaken schuiven er altijd voor. Aan het einde van een dag rennen denken we ‘wat heb ik nou helemaal gedaan?’ We snappen wel dat er geen gouden truc is die dit probleem oplost, maar toch denken we dat zou helpen om bepaalde zaken nèt wat slimmer aan te pakken. Kunnen jullie ons daarbij helpen?”

Ja dat kan, maar niet met tips. Even wat inside information. Les 1 in de opleiding voor organisatieadviseurs zegt: ‘Als een bedrijf vraagt om timemanagement, speelt er iets anders dan een tijdsprobleem.’ Dat betekent niet dat een organisatie iets fout doet of onredelijke eisen stelt aan zijn medewerkers, maar wel dat de ingehuurde professional goed moet kijken naar het dna van een organisatie en precies daarop moet interveniëren. Ik geef wat voorbeelden uit de praktijk.

  • Een enthousiaste organisatie met veel ‘jonge honden’ moest leren wat meer met de pootjes op de grond te blijven. Daarbij ontmoetten we veel ongemakkelijkheid: het voelde voor deze groep veel dynamischer en powervol om vooruit te bewegen in plaats van naar beneden af te dalen. Inzoomen op ieders persoonlijke toegevoegde waarde in het werk was de ingang.
  • Een warm familiebedrijf was in hun werkwijze onbedoeld wat star geworden. ‘Zo doen wij dat hier niet.’ Iets veranderen aan de werkwijze ten behoeve van de efficiëntie werd daardoor lastig. Inzoomen op de onderlinge verbinding en vandaar uit meer plezier maken was de ingang.
  • Een snelgroeiende organisatie moest een professionaliseringsslag maken. Efficiënter werken was daarbij terecht een vereiste, evenals meer eigenaarschap en initiatief van de medewerkers. Medewerkers beseften dat en waren van goede wil. Ze gingen hun best doen. Ze probeerden het zo goed mogelijk te doen. Dat blokkeerde hun eigenaarschap volledig; eigenaarschap en efficiëntie vraagt juist om een zekere ontspanning, jezelf toestaan te experimenteren, niet bang zijn de plank mis te slaan. Inzoomen op zelfvertrouwen en het voeren van creatiever soort werkoverleg was de ingang.

Het resultaat was dat deze medewerkers anders in hun werk gingen staan, met meer focus en rust of juist met meer bewegingsvrijheid, al naar gelang wat nodig was. Dit kwam hun timemanagement wezenlijk ten goede. Niet met tips, maar door in veel breder verband te kijken wat er nu eigenlijk speelde.

 

Meer informatie over wat bij jullie mogelijk is om timemanagement aan te pakken? Neem contact op, ik kijk graag met jullie mee!

 

…Maar zijn er dan echt geen goede tips? Vooruit, hier de twee beste. Omdat je soms gewoon wil weten wat de standaard theorie ervan zegt. Kijk hier: Timemanagement los je niet op met slimme tips. Dat gezegd hebbende hier twee slimme tips.