Timemanagement – ‘Pas als ik mijn to-do’s afgevinkt heb, vind ik rust’

Je houdt van je werk, je houdt van samenwerken en mensen helpen, je houdt ervan mee te bewegen met wat de dag van je vraagt en een oplossing te bieden voor problemen die zich aandienen. Je houdt van afwisseling.

Je wordt er echter onrustig van als je to-do lijst te lang is. Graag vink je dan wat kleinere klusjes af, dan is het maar van je bord. De langere taken die om meer concentratie vragen blijven liggen. En als je die toch inplant, komt het er niet van. Je vindt de rust er niet voor, of er schuift iets anders tussendoor wat ook belangrijk is. Maar ergens knaagt het. En je leidinggevende heeft al een paar keer gevraagd wanneer dat rapport nu klaar is. Pas als hij je een harde deadline geeft, knal je het er in een dag uit.

Waar gaat dit over, wat is hier aan de hand? Er zijn taken die je enkel kunt uitvoeren in een actieve doe-modus. Dat is jouw favoriete stand. En er zijn taken die je enkel kunt volmaken in een concentratiemodus, waarin je achterover leunt en ‘erin’ duikt. Dat laatste gaat vaak om taken waar je met je kop en aandacht helemaal bij moet zijn: verslag schrijven, moeilijk telefoontje doen, nadenken over strategie voor volgend jaar. Als je ’s ochtends eenmaal bent opgestart, komt die doe-modus vanzelf. Het is de concentratiemodus waar jouw timemanagement-vraagstuk zit.

Timemanagement vraagt om het enerzijds aanvaarden van de chaos en het meebewegen met die flow (dat is voor jou geen probleem), plus anderzijds om het creëren van enkele enclaves van rust en concentratie, die je met je leven bewaakt. Niet door zelfdiscipline, dat is een groot misverstand. Wel door het scheppen van voorwaarden die de menselijke hersenen nodig hebben om zich ergens in te verdiepen: namelijk prikkeloze rust. Dus geen mail-pop-up, geen telefoon, en geen collega aan je buro. In die enclaves kun je de taken doen waarvoor je achterover moet leunen.

Saillant detail: zelfs onder die excellente prikkelloze voorwaarden heeft het hoofd nog tijd nodig ‘erin te komen’. Dat levert omtrekkende bewegingen op: koffie halen, babbelen met een collega, plantjes water geven, stapeltjes papier verplaatsen. Uitstekend, goed bezig, ga daarmee door. Onze hersens hebben het nodig; je kalmeert de onrust en baant de weg voor ‘deep work’. Het slechtste wat je kan doen op zo’n moment is denken ‘dit schiet niet op, ik ben beter wat to-do’tjes af gaan tikken,’ om vervolgens je mailbox te openen. Weg is de concentratie; je staat weer in de vooruit-stand en stapt terug in de waan van de dag.

Voor de ene mens gaat timemanagement over die chaos aanvaarden, wendbaar leren zijn, uit je patronen kunnen stappen.  Ervaren hoe meer samenwerking, creativiteit en spontaniteit een aanvulling kan zijn.

Voor de andere mens gaat timemanagement over die enclave van rust bewaken, gefocust leren zijn, niet steeds de korte bevrediging van ‘afvinken’ of ‘iemand helpen’ najagen. Ervaren hoe stilte verdieping geeft en ander soort bevrediging en tevredenheid. Een evenwicht vinden tussen ‘doen wat de dag jou brengt’, en anderzijds doen wat belangrijk is om je functie díe inhoud en verdieping te geven, die je in huis hebt.

Welke soort timemanagement is in jouw organisatie nodig?