Effectief vergaderen

 

‘Wie het hardste roept heeft geen gelijk’

 

Vergaderen. Collega A is aan het woord. Hij praat bevlogen, lang en laat zich niet onderbreken. Collega B haakt al na drie zinnen af. Collega C gaat er zoals altijd fel tegenin. Collega D probeert met tact ertussen te komen en het gesprek te wenden. Collega E wordt steeds stiller. Collega F, vandaag voorzitter, kapt soms adequaat af en laat het op andere momenten gaan.

We zijn allemaal wel eens collega A t/m F. We zitten allemaal wel eens in vergaderingen waarin we ons afwisselend onveilig, geïrriteerd, bevlogen, enthousiast, of muurbloem voelen.

Vergaderingen zijn bedoeld voor besluitvorming, afstemming en ook voor samenspraak. Dat gaat vaak goed. Maar soms wordt samenspraak grootspraak van enkelen, met als gevolg vergaderingen waarin altijd dezelfde collega’s dezelfde stokpaardjes ter sprake brengen. De meer introverte of subassertieve collega’s hebben daar last van en komen niet goed meer uit de verf. Hoe krijg je de sfeer gedraaid, zodat iedereen aan bod komt, maar zonder te vervallen in oeverloos geklets?

Een bijeenkomst kan uitkomst bieden. Zodat vergaderen weer samenspraak wordt, met als doel gedragen besluitvorming. En niet uitmondt in een wedstrijd wie het hardste roept.

Hoe ziet zo’n bijeenkomst er dan uit? Daarvoor is noodzakelijk dat ik eerst bij jullie kijk hoe het gedrag eigenlijk is ontstaan. De volgende oorzaken kom ik zoal tegen:

De kans op vergaderingen in een over-assertieve sfeer is groter als mensen in hun beroep stellend moeten communiceren. Crisismanagers. Onderwijzers. Politici. Zij zijn dan zo getraind in instructieve en assertieve communicatie, dat zij vergeten dat samenspraak om een andere benadering vraagt.

Soms ontstaat dit gedrag als mensen een functie hebben waarin ze hun mannetje moeten staan, en daarbij hardheid verwarren met kracht. Medewerkers van goede doelen. Medewerkers rondom bouwprojecten. Er speelt dan bezorgdheid dat het soft en te slap wordt en dat hen dat de kop kost.

Ook kan dit gedrag in stand blijven als een leidinggevende een team inhoudelijk wat minder sterk vindt, en hoopt dat die enkele kritische roepers de rest opkrikken. Er speelt dan bezorgdheid klanten te verliezen of targets niet te halen. Vaak is die bezorgdheid wel terecht, maar het ingezette middel helpt niet.

Wat in verhitte vergaderingen ontstaat heet polarisatie. Polarisatie treedt op als mensen zich persoonlijk identificeren met een bepaald standpunt en dat vervolgens met hand en tand verdedigen.

De Deep Democracy heeft een mooi begrip voor het tegenovergestelde van polarisatie, namelijk fluïditeit. ‘Vloeibaarheid,’ zegt de Dikke van Dale. In dit verband betekent het dat mensen zich juist niet persoonlijk identificeren met een mening, maar dat een groep zich gemeenschappelijk tot doel stelt alle mogelijke meningen te verzamelen. Ook de meest groteske of controversiële. Je gedraagt je dus  fluïde als je ook meningen inbrengt die niet de jouwe zijn.

Pas daarna wordt tot besluitvorming overgegaan, volgens bepaalde technieken. Ook al heeft het besluit dan niet jouw persoonlijke voorkeur, jouw mening is wel meegenomen en er is stilgestaan bij de waarde van ieders perspectief. Zo ontstaat samenspraak. Het is een bevrijdende ervaring op die manier over een vraagstuk te praten.

Natuurlijk zijn er nog meer interventies mogelijk die leiden tot een prettiger en meer betekenisvol overleg. Wat bij jullie het beste past is afhankelijk van wat bij jullie precies speelt.

Met één team heb ik eens aansluitend op een vergadering geëvalueerd. Door allerlei vragen kreeg het team een spiegel voorgehouden van wat allemaal onder tafel was blijven liggen door hun overmatige doelgerichtheid. Bij een ander team hielp het het om serieus te onderzoeken welke persoonlijke drijfveren er achter ieders stokpaardjes zaten. Dat gaf niet alleen begrip en erkenning, maar haalde ook iets van de noodzaak weg om steeds dezelfde boodschap te herhalen.

Zo kwamen team tot meer samenspraak en gedragen besluitvorming zonder eindeloos overleg. En per saldo is dat toch waar de meeste teams naar op zoek zijn.

Wil je ook graag met meer samenspraak vergaderen? Neem contact op, ik denk graag mee wat jullie daarbij helpt