Meer verbinding in het team

Alleen ga je sneller, samen kom je verder. We weten allemaal wel hoe belangrijk samen is, ook voor het bereiken van resultaten. In sommige teams staat ‘samen’ zelfs bovenaan de officieuze prioriteitenlijst.

In de meeste andere, meer inhoud-gerichte teams weten mensen elkaar doorgaans echt wel te vinden bij vragen of problemen. Toch hebben veel managers dan het gevoel dat de onderlinge verbinding groter zou kunnen, en dat iets goeds zou opleveren. Bijvoorbeeld in het delen van kennis of het optimaal gebruik maken van elkaars talenten.

Je zou zeggen: daar is niemand tegen. Maar toch. Bij inhoudelijke professionals of bij medewerkers die sterk hechten aan autonomie en vrijheid kan ‘meer verbinding’ toch op weerstand stuiten. Een voorbeeld.

 

Wat voor organisatie?   Projectontwikkelaar met een missie

 Welke opdrachtgever?  Directeur

 Welke wens?  Meer verbinding in het acquisitieteam

 Met welk doel?  Een succesvoller, krachtiger acquisitieteam worden. Door meer kennisuitwisseling. Meer als vanzelfsprekend en doorlopend gebruik maken van ieders kwaliteiten en niet enkel bij een concrete vraag, want dan zoeken we elkaar wel op.

 Waarom had dit team hier een expert bij nodig?  De aard van het werk van dit team is per definitie autonoom: ieder heeft zijn eigen regio onder beheer. Niet toevallig trekt deze functie dus mensen aan die waarde hechten aan zelfstandigheid en vrijheid.

Binnen een deel van het team ontstond desondanks de roep om ‘meer verbinding’. Het andere deel van het team kon hier echter niet zoveel mee. We hebben toch nergens last van? We weten elkaar toch prima te vinden als er wat is? Wat levert die ‘verbinding’ dan op? Gesprekken hierover liepen onderling vast door de uiteenlopende wensen en de onmogelijkheid om een waterdicht argument te formuleren richting de twijfelaars.

 Wat hebben we gedaan? 

  • Teamcultuur bekeken. Die was vluchtig, adrem, vlot. Dat is prettig en ontspannen in de omgang èn het nodigt niet altijd uit tot echt luisteren of doorvragen.  Dit zette mensen aan het denken over hun eigen gedrag.
  • Gewoon doen, die ‘verbinding’: niet-zweverige goede gesprekken, aangezwengeld door de juiste vragen. Unaniem werd dit als prettig ervaren.
  • Inzien dat iedere mens praat vanuit zijn eigen perspectief. En in ieders perspectief zitten diepgevoelde waarden. Een ander actueel dilemma in de groep op die manier bespreken.
  • Praktische handvatten om met het geleerde verder te gaan. In dit geval: een intervisievorm, waarin een team van 12 mensen binnen 40 minuten een casus van a-z kan doorspreken, inclusief reflectie over de eigen inbreng.

 Het effect volgens de opdrachtgever:

Vanuit de brede opdracht ‘Meer Verbinding’ hebben mijn team en ik gedurende bijna een jaar drie bijeenkomsten met Loes gehad. Hierdoor zijn we hechter geworden. We luisteren beter naar elkaar en zoeken elkaar meer op, voor overleg of advies. We hebben gemeenschappelijke taal om in overleggen te benoemen wat er gebeurt, bijvoorbeeld als we uit verschillende perspectieven of waarden praten. 

Na 3 groepsbijeenkomsten hebben we intervisie-overleg geïntroduceerd in onze reguliere teamvergadering. Eerst onder begeleiding van Loes en inmiddels begeleid door teamleden zelf. Zo blijven we van en met elkaar leren.

 

Algemene voorwaarden Loes van Bree Begeleiding bij Ontwikkeling

Algemene voorwaarden Loes van Bree Begeleiding bij Ontwikkeling

Artikel 1: Algemeen

  1. Deze algemene voorwaarden gelden voor overeenkomsten met Loes van Bree Begeleiding bij Ontwikkeling (BBO), beter bekend als Leidsvrouw.
  2. Loes van Bree Begeleiding bij Ontwikkeling verplicht zich tot geheimhouding van alle informatie, bedrijfsgegevens en dergelijke van u en uw organisatie.
  3. U bent ‘Opdrachtgever’ op het moment dat u zelf of als vertegenwoordiger van een organisatie opdracht geeft voor een teaminterventie, training, coaching, enz.

Artikel 2: Auteursrechten

1. De auteursrechten van materiaal dat Loes van Bree BBO ontwikkelt ligt bij haar. Zij blijft eigenaar van auteurs-, handelsnaam-, intellectueeleigendoms- en andere rechten. U mag deze rechten alleen voor uzelf gebruiken.

Artikel 3: Annulering, verandering en ontbinding van opdracht

  1. Als opdrachtgever kunt u per mail en telefonisch annuleren. Mijn contactgegevens zijn: loes@leidsvrouw.nl, 06-18286011
  2. Bij ziekte, overmacht, onvoorziene omstandigheden van Loes van Bree BBO meldt Loes van Bree BBO dit direct aan u. Loes van Bree BBO doet haar uiterste best om gelijkwaardige vervanging te regelen zodat uw opdracht doorgang kan vinden maar behoudt zich het recht voor om de overeenkomst met u geheel of gedeeltelijk uit te stellen of op te zeggen zonder schade te hoeven vergoeden. Het uitgevoerde gedeelte van de opdracht en declaraties van gemaakte kosten moet u vergoeden.
  3. Na uw akkoord is het niet meer mogelijk om kosteloos te annuleren of vastgestelde data te wijzigen. Vanaf dat moment gelden de volgende annuleringsvoorwaarden:
    • Als opdrachtgever kunt u enkel kosteloos een gehele of gedeeltelijke teaminterventie, training, coachingstraject enz. annuleren als u dat doet tot acht weken voor aanvang.
    • Bij annulering of wijziging tussen 8 en 4 weken voor aanvang van uw opdracht brengt
    • Loes van Bree BBO u 50% van de opdrachtsom in rekening.
    • Bij annulering of wijziging tussen 4 en 2 weken voor aanvang van uw opdracht brengen
    • brengt Loes van Bree BBO u 75% van de opdrachtsom in rekening.
    • Bij annulering of wijziging binnen 2 weken voor aanvang van uw opdracht brengt Loes
    • van Bree BBO u 100% van de opdrachtsom in rekening.
    • Reeds bestede tijd voor ontwikkeling, voorbereiding, advies in uw opdracht, wordt 100%
    • in rekening gebracht bij annulering of verplaatsing.

Artikel 4: Betalingsvoorwaarden

  1. Loes van Bree BBO hanteert een dagdeelprijs van € 800,00 exclusief 21% btw, literatuur, reis- en verblijfkosten. Zij bepaalt hoeveel voorbereidingstijd en evaluatietijd inhoudelijk redelijk is bij een opdracht.
  2. De facturatie vindt plaats na akkoord op de offerte. U betaalt dus in één keer, voor aanvang van de opdracht. U laat Loes van Bree BBO weten naar welk emailadres de digitale factuur verstuurd dient te worden. Indien u wenst dat er een kenmerk op de factuur geplaatst wordt, zoals een kostenplaats of bestelnummer, kunt u dit bij uw akkoord op deze aanvraag kenbaar maken. De betalingstermijn is 30 dagen.
  3. Bij een langdurig traject (langer dan 3 maanden) is het mogelijk in 2 termijnen te betalen. Als u als opdrachtgever dit wil, overlegt u met Loes van Bree BBO.
  4. U betaalt volgens de betaalinstructie op de factuur. Als u niet op tijd betaalt, heeft Loes van Bree BBO het recht om, na een herinnering, het traject/de opdracht te annuleren en een incassotraject te starten. Bij een incassotraject wordt de factuur verhoogd met de verschuldigde rente en incassokosten.

Artikel 5: Aansprakelijkheid

  1. Loes van Bree BBO voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakvrouwschap uit.
  2. Loes van Bree BBO is uitsluitend aansprakelijk voor schade die het directe en aantoonbare gevolg is van een aan Loes van Bree BBO toerekenbare tekortkoming en de aansprakelijkheid is beperkt tot de factuurwaarde van de opdracht.

Timemanagement – ‘Pas als ik mijn to-do’s afgevinkt heb, vind ik rust’

Je houdt van je werk, je houdt van samenwerken en mensen helpen, je houdt ervan mee te bewegen met wat de dag van je vraagt en een oplossing te bieden voor problemen die zich aandienen. Je houdt van afwisseling.

Je wordt er echter onrustig van als je to-do lijst te lang is. Graag vink je dan wat kleinere klusjes af, dan is het maar van je bord. De langere taken die om meer concentratie vragen blijven liggen. En als je die toch inplant, komt het er niet van. Je vindt de rust er niet voor, of er schuift iets anders tussendoor wat ook belangrijk is. Maar ergens knaagt het. En je leidinggevende heeft al een paar keer gevraagd wanneer dat rapport nu klaar is. Pas als hij je een harde deadline geeft, knal je het er in een dag uit.

Waar gaat dit over, wat is hier aan de hand? Er zijn taken die je enkel kunt uitvoeren in een actieve doe-modus. Dat is jouw favoriete stand. En er zijn taken die je enkel kunt volmaken in een concentratiemodus, waarin je achterover leunt en ‘erin’ duikt. Dat laatste gaat vaak om taken waar je met je kop en aandacht helemaal bij moet zijn: verslag schrijven, moeilijk telefoontje doen, nadenken over strategie voor volgend jaar. Als je ’s ochtends eenmaal bent opgestart, komt die doe-modus vanzelf. Het is de concentratiemodus waar jouw timemanagement-vraagstuk zit.

Timemanagement vraagt om het enerzijds aanvaarden van de chaos en het meebewegen met die flow (dat is voor jou geen probleem), plus anderzijds om het creëren van enkele enclaves van rust en concentratie, die je met je leven bewaakt. Niet door zelfdiscipline, dat is een groot misverstand. Wel door het scheppen van voorwaarden die de menselijke hersenen nodig hebben om zich ergens in te verdiepen: namelijk prikkeloze rust. Dus geen mail-pop-up, geen telefoon, en geen collega aan je buro. In die enclaves kun je de taken doen waarvoor je achterover moet leunen.

Saillant detail: zelfs onder die excellente prikkelloze voorwaarden heeft het hoofd nog tijd nodig ‘erin te komen’. Dat levert omtrekkende bewegingen op: koffie halen, babbelen met een collega, plantjes water geven, stapeltjes papier verplaatsen. Uitstekend, goed bezig, ga daarmee door. Onze hersens hebben het nodig; je kalmeert de onrust en baant de weg voor ‘deep work’. Het slechtste wat je kan doen op zo’n moment is denken ‘dit schiet niet op, ik ben beter wat to-do’tjes af gaan tikken,’ om vervolgens je mailbox te openen. Weg is de concentratie; je staat weer in de vooruit-stand en stapt terug in de waan van de dag.

Voor de ene mens gaat timemanagement over die chaos aanvaarden, wendbaar leren zijn, uit je patronen kunnen stappen.  Ervaren hoe meer samenwerking, creativiteit en spontaniteit een aanvulling kan zijn.

Voor de andere mens gaat timemanagement over die enclave van rust bewaken, gefocust leren zijn, niet steeds de korte bevrediging van ‘afvinken’ of ‘iemand helpen’ najagen. Ervaren hoe stilte verdieping geeft en ander soort bevrediging en tevredenheid. Een evenwicht vinden tussen ‘doen wat de dag jou brengt’, en anderzijds doen wat belangrijk is om je functie díe inhoud en verdieping te geven, die je in huis hebt.

Welke soort timemanagement is in jouw organisatie nodig?

Planning, hoe houd ik mij eraan?

Een planning maken is één ding. Je aan die planning houden is een tweede.

Het lijkt ons te overkomen: we zijn het echt stellig van plan, maar… er komt iets dringends tussendoor. Of de vergadering loopt uit. En daarna krijg je jezelf er niet meer toe gezet.

‘Ik heb geen zelfdiscipline!’ Maar daar zit het hem niet in. Het is het duracell-konijn in ons. Dat moet tot rust worden gebracht. Kijk maar eens naar de video.

Hoe houd ik overzicht?

Grip houden in de waan van de dag betekent overzicht houden. Alle timemanagement-trainingen starten bij overzicht.

Zonder overzicht geven onze hersenen ons een signaal van onrust af: Help! Stress! Druk! Veel!
Mét overzicht houden we het hoofd makkelijker koel: Okee. ’t Is best druk. Hoe ga ik dit eens slim aanpakken?

Wat blijkt uit onderzoek: onze hersens geven dat onrustsignaal af als ze meer dan 7 à 8 ballen in de lucht moeten houden. Onthoud dat getal: 7 à 8.

Dus als we kijken naar een lijstje van 7 geordende items blijven onze hersens rustig. Maar als we kijken naar een lijstje van 9 of meer items kriskras door elkaar heen, slaan onze hersenen alarm. Help! Druk! Veel!

Kijk maar eens naar onderstaande foto’s, dan zie je wat ik bedoel.

foto1-hoe-houd-ik-overzicht foto2-hoe-houd-ik-overzicht

Uit: “Opruimen, dat is de kunst!” Ursus Wehrli, uitgeverij de Harmonie

Ja maar! We hebben veel meer dan 7 à 8 dingen te doen in ons (werkend) leven! Hoe houden we ons hoofd dan rustig? Antwoord: door alles wat we willen doen te clusteren in max 7 à 8 domeinen.

Dat is wat deze onderstaande oefening doet: al je taken clusteren, net als op de foto’s. De oefening richt zich op je werk, maar je kunt deze oefening ook toepassen op je hele leven. Werk is dan waarschijnlijk één van de clusters.

Oefening Overzicht Creëeren

Wat? Je maakt maximaal 7 à 8 clusters (bakken), met daarin al jouw taken overzichtelijk gegroepeerd.

Waarom? Je krijgt op een slimme manier overzicht over je taken

  • zodat je hoofd rustiger blijft bij alles wat je moet doen
  • zodat je beter keuzes kunt maken waar je meer/minder tijd aan kan besteden
  • zodat je een helder handvat hebt voor een gesprek met je baas over jouw taken, tijd en prioriteiten.

    Hoe? Instructie deel 1: Taken in kaart brengen

  • Cluster ALLES wat je zoal op een werkdag doet, ál je taken in maximaal 7 à 8 clusters.
  • Dus ook de werkzaamheden die niet in je functieomschrijving staan maar die je toch doet! Zoals alle ad hoc vragen van collega’s, bepaalde overleggen waar je bij bent, taken die je overneemt van anderen etc.
  • Tip: heb je er daar veel van? Maak evt een extra cluster met ‘ad hoc’ of ‘vragen van anderen’ etc.

Visualiseer het maar in maximaal 7 à 8 opbergbakken met etiketten erop. Het mogen ook 5 bakken zijn, of 6, maar geen 9 of meer. In die bakken zitten allemaal losse subtaken en -taakjes, maar die zie je pas als je echt onder de deksels kijkt. De eerste blik geeft echter rustig zicht op die 7 à 8 bakken.

Hoe? Instructie deel 2: Tijdbesteding in kaart brengen

  • Geef in % de hoeveel tijd aan die jij ongeveer aan elke bak besteedt. (per week/maand/jaar, afhankelijk van functie)

Hoe? Instructie deel 3: Analyse van jouw tijd en prioriteit
Beantwoord voor jezelf de volgende vragen:

  • Stel dat jouw leidinggevende wordt gevraagd een lijst met bakken te maken voor jou, komt daar dan dezelfde lijst uit? Neem je bakkenoverzicht mee voor een gesprek met hem/haar!
  • Welke bakken slurpen de tijd op die je eigenlijk aan andere bakken wil geven? Welke bakken delven altijd het onderspit? Welke bakken zou je willen overdragen om toe te komen aan de bakken waar het je echt om gaat?

Hieronder een voorbeeld van een deelnemer:

foto3-hoe-houd-ik-overzicht

Via deze bakken werd duidelijk welke uitvoerende taken veel tijd wegnamen van de taken op strategisch niveau. Dit was al wel vaker besproken met de leidinggevende, maar met deze lijst werd dat gesprek concreter. Ook konden deelnemer en leidinggevende beter overzien wat er moest veranderen, om daadwerkelijk tijd vrij te maken voor bepaalde taken.

Tot slot: In zijn algemeen is het zo, dat taken die vragen om een “doe”-modus (mail, telefoon, vergadering, korte to-to-taken) ongewenste tijd opslurpen van taken die je alleen in een “concentratie”-modus kan uitvoeren. Dat laatste omvat taken waar je echt even voor moet gaan zitten, zoals een beleidsrapportage schrijven, een project evalueren, reflecteren, een artikel lezen, of moeilijke of complexere projecttaken. Een mens schakelt niet zo snel om van de doe-modus naar de concentratie-modus. Dat heeft niets met zelfdiscipline te maken. Andersom gaat het echter heel gemakkelijk: slechts één telefoontje en je bent er alweer uit.

Daarom is er binnen de timemanagement maar één tip die werkt om toe te komen aan je concentratie-taken: ga afgezonderd werken. Mail uit, telefoon uit. Kantoortuin verlaten. Al is het maar 2 uur per week. En accepteer dat je dan even omschakeltijd nodig hebt voordat je echt in je concentratie zit. Dat hoort erbij. Je beloning? Een bevredigende dag, waarin je eindelijk toekomt aan ondergestofte taken. Succes!